Rend a lelke mindennek. A bűvös 5S. A rendteremtő japán módszer

A japán Marie Kondo – KonMari – rendteremtő praktikáival rengeteg rajongóra tett szert világszerte, Magyarországon is szép számmal akadnak követői. Aki nem ismeri, talán el sem hiszi, hogy a fiatal nőt a rendrakás tette sikeres üzletasszonnyá. Praktikus tippekkel szolgál azoknak, akik otthonukban szeretnék megteremteni a rendezettséget, a harmóniát – népszerű a közösségi médiában, sikerkönyveket írt, tv show-ja és YouTube videói milliós nézettségűek. A KonMarizás mozgalommá nőtte ki magát (21. századi háztartástanoda). A 33 éves tanácsadó nemcsak a ruhásszekrényekben, hanem a fejekben is segít rendet tenni – merthogy a két dolog szorosan összefügg.

(Úgy hírlik, hogy Kondo mostanra lemondott arról, hogy mindig rend legyen az otthonában, talán belátta, hogy három gyermekkel ez lehetetlen vállalkozásnak tűnik.)

Sokan vallják, hogy a rend – környezetünk harmóniája –  az egészséges psziché alapvető igénye; akkor tudunk igazán jól működni, ha a környezetünk is rendben van. A külső rendezetlenség belső rendezetlenségről árulkodik. Persze rendteremtésben is érdemes az egyensúly elvét követni; nem jó, ha a rendrakás vagy a takarítás már-már mánia.

Otthonunkban megteremthetjük a magunk rendjét, de mi a helyzet a munkahelyen? Egyáltalán: a szervezeti szinten lehet-e egyéni igényként érvényesíteni?

Az egyszerűségre, praktikumra törekvő japánok vezették be a világon elsőként az 5S modellt; Takashi Osada nevéhez fűződik, aki 1991-ben mutatta be módszerét. Az 5S a munkahelyi hatékonyságot, a munkabiztonságot, a munkakörnyezet és a munkakultúra színvonalát hivatott javítani a rendteremtés eszközeivel. Az 5S a japán kaizenből merít, amely szerint az élet minden területén, ahol emberek tevékenykednek, mindig jobbá és jobbá lehet tenni bármilyen tevékenységet, így annak eredménye is fokozható.

Az 5S lényege:

dolgozz kényelmesen, rendezett környezetben, kiegyensúlyozottan! Az 5S az alábbi öt japán szó kezdőbetűjét jelöli: seiri, seiton, seiso, seikitshu, shitsukhe, amely magyarul (érdemes mód 5SZ-ként) szelektálást, szervezést, szépítést, szabványosítást, szinten tartást jelent.

Az 5S alkalmazása lehetővé teszi a vállalati munkafolyamatok áttekintését, rendszerezését, a biztonság növelését, a problémák felismerését és megoldását. A munkatársak odafigyelnek a munkakörnyezetükre, a rendszer természetes rendet visz a folyamatokba. A munkavállalók olyan környezetet teremthetnek meg együttesen, ahol öröm dolgozni. A program persze csak akkor működőképes, ha megvan az elkötelezettség… Az 5S-t tudományos igénnyel is vizsgálták, s arra jutottak, hogy az alkalmazásával 15-20 százalékos termelékenységnövekedést lehet elérni.

Lássuk az 5S alappilléreit! Nemcsak munkahelyen, otthon is alkalmazható!

1. Seiri – szelektálás

Az 1S arra buzdít, hogy mindentől, ami felesleges, válj meg! Mérd fel a környezeted, készíts listát, vizsgáld meg, milyen tárgyakkal veszed körül magad, és ezek közül melyekre van valóban, ténylegesen szükséged. Nem feltétlenül kell kidobni a feleslegesnek ítélt tárgyakat, az is jó megoldás, ha az adott közegből kiemelve őket megoldod a tárolásukat; ezáltal értékes helyet szabadíthatsz fel. Teret nyersz, ha túl sok felesleges tárggyal vetted körül magad, sokkal áttekinthetőbbé, levegősebbé válik minden, a szelektálás felszabadítóan hat a pszichére is.

2. Seiton – szervezés

Akár a munkahelyedet, akár az otthonodat szeretnéd rendezettebbé, áttekinthetőbbé tenni, végig kell gondolnod, hogy adott tevékenységekhez milyen eszközökre, tárgyakra van szükséged, s ezeket miként tudod a leghatékonyabban használni. Írd össze, mi hiányzik; minden eszköznek legyen meghatározott helye.

Nemcsak az a fontos – például a konyhában -, hogy gyorsan elérhető legyen minden. Végig kell gondolnod, hogy mennyire tudod jól használni ezeket. Fontos, hogy a lehető legtermészetesebb módon – mozdulatsorral – elérd, amire szükséged van: ne kelljen fizikai akadályokat leküzdened, pláne olyanokat, melyek balesetveszélyt jelenthetnek és/vagy anyagi károkkal is járhatnak. (Gyakorlatias példa: ha gyakran használsz kerámia edényeket tálaláshoz, s a konyhaszekrényben tárolod ezeket, ne sorakoztass eléjük semmit helykihasználás címén, különben mindig útban lesznek, esetleg még a fejedre is esnek…) Munkahelyen pedig fontos, hogy mindenki számára egyértelmű útmutatók jelezzék, hogy minek hol van a helye.

Seiso – szépítés

Lényege a munkahely – vagy az otthon – megtisztítása, a tisztítási rend bevezetése, s ennek érdekében olyan szervezési rutin kialakítása, amely a tisztítás és a rendteremtés feladatait foglalja magában. Munkahelyen (de akár otthon is) fontos ennek kapcsán a feladatok kiszervezése, a felelős(ök) kijelölése, mert csak így ellenőrizhető az adott tevékenység végrehajtása. Kísérletek sora bizonyítja, hogy tiszta, rendezett környezetben az emberek hajlamosabbak megtartani a rendet, a tisztaságot, mint elhanyagolt körülmények között. A rendetlenség rendetlenséget, a rend rendet generál…

Seiketsu – szabványosítás

Ha már jól működik az 1, 2 és 3S a gyakorlatban, arra kell törekedni, hogy ez így is maradjon. Munkahelyen szükség van a folyamatos ellenőrzésre, értékelésre. Szabályokat kell kialakítani ahhoz, hogy hosszú távon is egyértelműen követhetőek, egyúttal tervezhetőek legyenek a bevezetett módszerek, feladatok. A szabályok betartása, betartatása következetességet igényel, de munkahelyen fontos a motiváció, a csapatszellem erősítése is. Ha ezek hiányoznak, előbb-utóbb visszaáll minden a régi kerékvágásba, s ilyen-olyan fokon kaotizálódik a helyzet. Otthoni körülmények között többek között szabály lehet, hogy cipőket csak megtisztítva lehet betenni a cipősszekrénybe, vagy: fogmosás után ki kell mosnia a mosdót annak, aki használta stb. Rengeteg szabályt hozhatunk az otthonunkban a rend, a rendezettség érdekében, kompromisszumokra készen.

Shitsuke – szinten tartás, fejlesztés

Az ötödik pillér lényege, hogy az 1-4S-ről ne terelődjön el a figyelem, hogy hosszú távon működőképes maradjon, a szabályok betartása rutinná váljon. A tapasztalatok által az 5S folyamatosan fejlődhet.

A rendteremtés nemcsak az életmódban, az életszemléletben is változásokat idéz elő. Szinte újjászületünk, rendbe jövünk, ha megtanulunk rendben lenni. 

A cikk összeállításához Dr. Czifra György: Az 5S rendszer bevezetése a valós életben – problémák, megoldások, sikerek… c. tanulmánya nyújtott segítséget

Szépítők Magazin

2011-ben kezdődött a történetem. Online magazinként 2013 óta létezem. Igyekszem kreatívan, tartalmi és stílusbeli következetességgel élni az alkotói szabadságommal.