Hogyan gazdálkodj okosan az időddel? 20 hasznos tipp pszichológustól
Tapasztalataim szerint akad egy téma, mely kapcsán senki sem elégedett maradéktalanul. A legtöbben elrejtik maguk elől, és csak halogatják a kérdéssel való szembesülést: milyen is az ő időgazdálkodásuk, illetve mit tehetnének azért, hogy ne egy állandó hajsza és tűzoltás legyen a szürke hétköznapok véget nem érő sora, hogy egy szép napon majd egyszer jobb legyen?
A napon, mely valójában soha nem jön el; addig legalábbis bizonyosan nem, míg nem ragadunk egy kis kontrollt a kezünkbe, hogy ráncba szedjük az időnket, vagyis az életünket.
Mi jellemzi azt az embert, aki időgazdálkodási kérdésekben ura a saját életének? Hogyan mutathatnánk be őt a szokásain, viselkedésén keresztül? Mit tudunk róla? Vegyük szépen sorra!
Aki jól gazdálkodik idejével:
1. Tisztázza magában saját céljait. Világosan tűzi ki azokat mind a magánéletében, mind a szakmájában. (Megjegyzés: a célok nem összekeverendők a vágyakkal! A célok mindig mérhetők, a vágyak számos esetben csak irányultságok, szándékok, ambíciók, vagy épp belső indíttatások, tehát a kettő nem összekeverendő! Sokan csapják be ezzel önmagukat: vágyakkal eltelve, mégis valójában céltalanul lézengenek.)
2. Mivel céljait ismeri, tudja, mire fordítsa az idejét, következésképp jól priorizál, a dolgok közötti fontossági sorrend megállapításában jártas.
3. Előre megtervezi az időbeosztását, de mindenkor szem előtt tartja, hogy a terv és az időbeosztás van őérte és nem fordítva! (Megjegyzés: érdemes legalább havonta egyszer leülni és a következő egy hónapot átgondolni, legalább a főbb cselekvési pillérek mentén, az aktuális prioritásokat kimondva. Szervezettebb szinten ez a tevékenység általában heti gyakoriságúvá válik.)
4. Mindent, amit lehetséges, másokra bíz, magyarul delegál. (Megjegyzés: sokan nem tudnak, vagy inkább mernek kérni; ezt érdemes felülvizsgálni. A kérés ugyanis tekinthető egyfajta delegálásnak, mellyel nem kevés időt tudunk megtakarítani a közösségünknek, hiszen így lehetségessé válik egy kölcsönös együttműködés, hogy ki-ki abban jeleskedjen, ami számára könnyen elvégezhető, vagy szervezésileg épp számára optimális a többiekkel ellentétben.)
5. Nem engedi másoknak, hogy lopják az idejét. Távol tartja magától az időrabló tevékenységeket vagy időtolvaj személyeket. Tágabb értelmezésben az ún. energiavámpírokat és örömgyilkosokat is messze elkerüli.
6. Csak egyszer, de akkor jól csinálja meg a dolgokat, vagyis végigviszi azt, amibe épp belekezdett, nehogy majd újra föl kelljen vennie a fonalat, jelentős energiát és időt megtakarítva ezzel a lépésével.
7. A feladatok végrehajtását a várható hozam, nem pedig a befektetett munka alapján értékeli, és képes feladni a megvalósítást, még akkor is, ha sok időt fordított rá, de eközben rájön, hogy a hozam értéke valójában egyre csökken. Miről is van szó? Vegyünk egy életszerű példát. Mondjuk, egy mélyen rögzült nagyszülői parancsot követ, és úgy vélekedik, hogy amit az ember elkezdett, azt be is kell fejezze. A mondatnak bár kétség kívül van igazságtartalma, azonban oly sokszor eredményezett már szűklátókörűséget, mely akár súlyos életévek elpazarlását jelentheti, elég, ha a rossz pályaválasztások példáira gondolunk: már az első évben tudta, ez nem az ő útja, mégsem lépett le róla.
8. Kerüli azokat az időpontokat, amikor mindenki más valami hasonlót tesz, vagyis elkerüli a csúcsidőt. Hihetetlen, hogy az egyszerű postai ügyintézés kapcsán milyen nagy mennyiségű időt lehet megtakarítani. Ha viszont minden húr szakad, és a csúcsidő kellős közepén szakad ránk az ügyintézés, akkor a sorban állást érdemes nem mérgelődéssel eltölteni, hanem ajándék időnek felfogva szusszanni egyet, esetleg olvasni pár oldalt egy hasznos zsebkönyvből, ami az ilyen esetekre zsebünkben lapul.
9. Hagy időt a pihenésre. Lemerült elemmel nehéz bármit is hatékonyan és lendületesen végezni. Ha a szervezet épp azt kívánja, alszik. Érdemi pihenés után egyszerűen megnő a hatásfok. (Megjegyzés: egy esti film a tévé előtt bizonyos értelmezés szerint nem tekinthető érdemi pihenésnek.)
10. Figyeli mások időgazdálkodását, vagyis keres olyan példaértékű személyt, akitől el tud lesni egy-két elvet, módszert, technikát, esetleg meg is beszéli vele a tapasztalatait.
11. Használ szervezéstechnikai eszközöket. (Megjegyzés: sokan ódzkodnak az okoskütyük nyújtotta lehetőségektől, hiszen ezek mindegyike önmagában potenciális időrablóvá válhat. Ez igaz. Mindemellett több olyan alkalmazás is akad már, mely jelentős átlátást biztosít tevékenységeink struktúrája fölött.)
12. Nem veszi fel a telefont, csak bizonyos időben, vagyis nem hagyja, hogy figyelmét elvonják arról, amiben épp benne van.
13. Tud és mer nemet mondani. (Megjegyzés: a nemet mondás készsége-képessége tanulható. Sokszor kemény munka eredménye, de elérhető szokás.)
14. Figyelembe veszi a tárgyalófél, főnök, kolléga, szóval a másik fél stílusát. Illetve megtervezi a megbeszéléseket, találkozókat, értekezleteket, vagyis keretez, például: megkérdezi, meddig beszélgetünk és mi a célja az eszmecserének? Csupán ezzel az egy lépéssel értékes órákat nyerhetünk magunknak a fölösleges gittrágással felérő, véget nem érő egyeztetések helyett.
15. Mindenkor fejben tartja Parkinson törvényét: a dolgok vélt fontossága egyenes arányban nő a rendelkezésre álló idővel. Vagyis annyi időt szán a feladatokra, amennyi azok elvégzéséhez valóban szükséges.
16. Rendet tart a környezetében és képes megválni tárgyaktól. Hányszor nem tudunk szanálni, kidobni dolgokat, pedig valójában soha nem lesz rá szükségünk.
17. Csak akkor ír, ha szükséges, de akkor ír. Vajon hány olyan üres A4-es oldalt körmöltünk már tele a tanulmányaink alatt, amit talán soha nem vettünk azóta elő? De akkor minek is írtuk?
18. „A jobb lett volna, ha…” és hasonló meakulpázós mondatok helyett sokkal inkább fogalmazz úgy, hogy: „legközelebb így és így lesz!” Ugyanis ezzel felelősen a jövőbe néz és nem a múltat kezdi el vádolni.
19. Felismeri, mikor szükségszerű a „ma ne csinálj semmit”-elv használata. (Megjegyzés: mindannyiunk életében akadnak időnként olyan napok, amikor szinte minden porcikánkban ágálunk a kérdéses nap ellen. Itt most nem csupán egy rosszkedvről, vagy lustaságról van szó, hanem, amikor még a legrutinosabb cselekvések sem sikerülnek. Fontos, hogy ilyen esetben ne hozzunk semmilyen drasztikus döntést a jövőnkre vonatkozóan, inkább fogadjuk meg annak az öregúrnak a tanítását, aki azt mondta: „A (holnap) reggel okosabb, mint az este.” Időmenedzsmenti témában talán ez az egyetlen kivétel, amikor a halogatás kiemelt szükségszerűség.
20. Végezetül: ismeri saját magát legalább olyan mértékben, hogy képes egy saját, személyes stílusú időgazdálkodási rendszert kialakítani, amely nem univerzálisan tökéletes, hanem neki személy szerint könnyíti meg a hétköznapi forgatagok zsúfoltságát.
Nyitókép: Willy66, Pixabay
Tanácsadó szakpszichológus
Hiszem, mindig van másik út, mindig tehetünk mást, mint amit eddig tettünk. Épp ezért sokkal inkább mi határozzuk meg sorsunkat, mintsem a sors irányítaná életünk alakulását. Vallom, ha ez a belátás megszületik, csakis akkor lesz képes felszabadítani a személy azokat a külső és belső erőforrásokat, melyekkel beteljesítheti mindazt, amire hivatott; felismerve önnön felelősségét, s ráébred: a változás és a kiteljesedés kulcsa ő maga.
